Gambaran Umum Investasi TI

Tinjauan Umum
Proses investasi TI adalah suatu pengambilan keputusan manajemen dan proses pelaporan yang mencakup program investasi TI, dari konsep permulaan sampai pada penyelesaian selanjutnya. Proses pengambilan keputusan dan pelaporan digambarkan pada diagram berikut ini:

Gambar 1. Proses Investasi TI.
Pedoman ini menyediakan petunjuk untuk evaluasi analitik yang berhubungan dengan keputusan investasi TI dengan tujuan strategis pada KTIN. Dijelaskan secara implisit dalam analisis, mengenai komponen sukses kritis yang mengandung arti investasi dengan kemungkinan sukses yang tinggi (Tujuan, biaya, jadwal, sasaran dan ukuran kinerja, serta strategi akuisisi). Untuk proyek-proyek utama, tinjauan awal membuat basis proyek dan tinjauan yang selanjutnya mengkonfirmasi kemajuan proyek. Tinjauan secara berkala memungkinkan penyelesaian awal dari masalah-masalah yang mungkin timbul.

Proses Seleksi Investasi TI
Tim Peninjau (TP)
Proses seleksi akan dilaksanakan oleh suatu tim peninjau yang anggotanya terdiri dari:
1. Steering Committee;
2. Peninjau Teknis;
3. Peninjau Manajemen;
4. Peninjau Bisnis.

Aspek teknis, manajemen, dan strategis dari investasi akan ditinjau oleh anggota tim pada saat yang bersamaan.
Tugas
Beberapa tugas di bawah ini harus ada dalam proses seleksi:

1. Penyaringan Awal;
1. Analisis Proyek;
2. Tinjauan proyek yang terdiri dari tiga macam tinjauan, yaitu:
- tinjauan oleh Tim Peninjau Teknis (TPT);
- tinjauan oleh Tim Peninjau Manajemen (TPM);
- tinjauan oleh Tim Peninjau Bisnis (TPB) dan penentuan akhir.

1. Penilaian proyek utama.
Acuan ini hanya menerangkan tim peninjau dari sisi fungsinya, dan tidak secara spesifik menyebutkan SDM atau lembaga peninjau yang akan menjalankan fungsi peninjauan tersebut. Hal ini dimaksudkan agar tim ini dapat diimplementasikan secara fleksibel sesuai jenis investasi TI yang akan diajukan serta jenis (jenjang) lembaga pengajunya. Pada bagian akhir diberikan contoh untuk menggambarkan bagaimana tim ini bekerja untuk proyek TI di tingkat biro departemen pemerintah.
1.1.1. Penyaringan Awal
Analisis awal dari proyek otomasi mengasumsikan penyelesaian dari langkah-langkah dan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh peraturan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut sewajarnya mencakup semua bagian dari butir-butir yang terdaftar berikut ini, dan tergantung pada tahapan siklus-hidup suatu proyek:
- Penilaian awal: Pernyataan kebutuhan, misi, sasaran, dan tujuan;
- Analisis Kebutuhan Fungsional;
- Studi Kelayakan dan Riset Pasar;
- Analisis Alternatif termasuk Analisis Biaya dan Manfaat, Analisis Resiko dan Sensitivitas;
- Evaluasi Sekuritas/Penilaian Resiko;
- Rencana Proyek;
- Rencana Jaminan Kualitas;
- Deskripsi dari Sistem Manajemen berbasis Kinerja untuk memonitor dan mengukur kinerja;
- Rencana Manajemen Resiko;
- Pernyataan kerja berbasis Kinerja;
- Rencana Sekuritas;
- Rencana untuk Aset/Investasi TI yang sedang digunakan;
- Dokumentasi Desain Sistem;
- Rencana Pengujian dan Hasil (termasuk kontrol keamanan);
- Rencana Pelatihan;
- Sertifikasi Keamanan dan Pernyataan Akreditasi;
- Tinjauan Pasca Implementasi; dan
- Dokumentasi Keamanan yang Diperbaharui.
Suatu analisis biaya dan manfaat dalam beberapa bentuk sebaiknya dilakukan terleih dahulu sebelum mengajukan proyek untuk dipertimbangkan. Analisis tersebut sebaiknya mencakup evaluasi alternatif dan penentuan dari pengembalian investasi (ROI). Mekanisme penilaian dalam proses evaluasi memberikan keuntungan bagi rasio biaya-manfaat yang paling efektif. Pendanaan bagi proyek otomasi memerlukan dokumentasi untuk mendukung keputusan untuk mengajukan insiatif sebagai bagian dari proses anggaran.
1.1.2. Analisis Proyek
Informasi mengenai ringkasan proyek menyediakan kasus bisnis, manfaat, resiko, jadwal, dan data biaya untuk digunakan dalam proyek pemeringkatan dan pembuatan keputusan pendanaan. Tim Proyek Terpadu, di bawah pengarahan manajer proyek akan menyelesaikan informasi proyek sebelum pengajuan permohonan untuk persetujuan proyek.
Informasi ini biasanya tersedia sebagai suatu by-product dari manajemen proyek dan proses perencanaan. Tim ini juga melengkapi suatu penilaian awal teknis dan strategis dari proyek utama dengan melengkapi “Lembaran Faktor Teknis” (lihat table 2) dan “Lembaran Faktor Strategis” (lihat tabel 3) yang telah tergabung ke dalam proses penilaian pada tahap seleksi I-TIPS. Tim proyek TI tersebut, bekerja sama dengan CIO (Chief Information Officer), meringkas informasi untuk setiap proyek dan tiap portofolio TI secara keseluruhan menjadi lembar singkat eksekutif dan membuat suatu jaringan penempatan prioritas untuk dievaluasi oleh Tim Peninjau Teknis (TPT). Lembar ringkasan tersebut merangkum kasus bisnis proyek, manfaat, resiko, biaya dan informasi jadwal. Penempatan prioritas tersebut dirangkum ke dalam satu bagian yang menggambarkan informasi penilaian strategis dan teknis dari tiap proyek.
1.1.3. Tinjauan Proyek oleh Tim Peninjau (TP)
Setelah Tim Proyek Terpadu membuat dokumentasi, maka proses seleksi akan dilanjutkan dengan proses peninjauan yang dilakukan oleh Tim Peninjau (TP). Proses prninjauan ini terdiri dari 3 sub-tugas: tinjauan teknis, tinjauan manajemen dan tinjauan bisnis. Sub-tugas tersebut dapat terlaksana secara bersamaan dengan anggota tim yang terkait. Hal ini akan menyederhanakan proses birokrasi sehingga dapat mengurangi keterlambatan.
1.1.3.1. Tinjauan Tim Peninjau Teknis (TPT)
Fungsi dari Tim Peninjau Teknis (TPT) adalah untuk meninjau proyek-TI dengan pertimbangan untuk anggaran tahun yang akan datang. Tiap proyek TPT meninjau:
- kasus kegiatan TI;
- manfaat;
- resiko;
- biaya;
- jadwal;
- informasi teknis; dan
- informasi penilaian strategis.
Tinjauan TPT ini dipusatkan pada kelayakan teknis dan memastikan semua proyek teranalisis secara efektif dan semua informasi teknis yang diperlukan untuk membuat keputusan prioritas tersedia di dalam suatu paket. TPT membuat rekomendasi mengenai kapan untuk menginisiasi, melanjutkan, mengubah, atau memperbaiki atau tidak melanjutkan setiap proyek TI yang diusulkan. TPT dapat memberikan input kepada Tim Peninjau Bisnis untuk keputusan akhir.

1.1.3.2. Tinjauan Tim Peninjau Manajemen (TPM)
Fungsi dari Tim Peninjau Manajemen (TPM) adalah untuk menyetujui semua proyek TI dari unit-unit yang mengajukan proposal investasi TI. Kriteria yang dipertimbangkan adalah:
- Memastikan bahwa sasaran dan tujuan dari unit tersebut mendukung misi KTIN;
- Keberadaan komitmen sponsor terkait dalam manajemen senior dari unit;
- Pengaruh pada pengguna akhir;
- Kegiatan TI yang berbobot (termasuk kemungkinan dari pencapaian manfaat yang diusulkan);
- Tingkatan dari pendanaan yang dibutuhkan;
- Kelayakan dari waktu yang telah ditetapkan;
- Kompetensi Tim Proyek yang diakui.

Tim ini meninjau perkembangan dari tim proyek untuk menentukan apakah proyek yang telah disetujui sebelumnya diperbolehkan untuk dilanjutkan sebagaimana yang telah direncanakan (misalnya: cakupan proyek, perbaikan anggaran atau waktu dengan mempertimbangkan informasi baru yang timbul karena kegiatan tersebut, atau akan dibatalkan). Tim tersebut juga meninjau kinerja dari uji-coba proyek sebelum menentukan persetujuan. Tidak ada inisiatif dari unit terkait yang dapat dilanjutkan sebelum mendapatkan persetujuan dari TPM. Jika insiatif sudah disetujui, maka TPM akan meninjau rencana TI Vs. biaya dan manfaat yang sudah dikeluarkan, untuk memastikan bahwa manfaat yang diajukan telah tercapai dan menjadi masukan bagi pengambilan keputusan berikutnya.
Dewan Terkait. Misi TPT adalah untuk mengajukan dan memonitor kebijakan dan program TI agar konsisten dengan unit yang bersangkutan. Bagi kebanyakan investasi TI, TPT akan mengevaluasi resiko teknis, meninjau sensitivitas jadwal dan biaya, meninjau pengaruh pada organisasi, kebutuhan desain ulang proses kegiatan TI, pelatihan pegawai, dan kebutuhan sumberdaya teknis. Temuan dan rekomendasi dari TPT tersebut akan diberikan kepada TPM.

1.1.3.3. Tinjauan Tim Peninjau Bisnis (TPB) dan Penentuan Akhir
Tim Peninjau Bisnis (TPB) membuat keputusan akhir mengenai pembauran dari proyek baru dan yang sedang berjalan untuk memastikan tahun anggaran berikutnya. Rekomendasi ini direfleksikan dalam pengajuan anggaran unit. Dalam membuat penentuan akhir dari proyek yang berlangsung untuk tahun anggaran berikutnya, TPB mempertimbangkan rekomendasi dari TPT dan TPM dan meninjau kasus kegiatan TI, manfaat, resiko, biaya dan jadwal, dan informasi peringkat strategis dan teknis untuk tiap proyek. Tinjauan TPB difokuskan pada kebutuhan bisnis dan faktor strategis unit tersebut. Selama tahap seleksi/pendanaan investasi TI, TPB memilih untuk mendanai berbagai proyek pengembangan dan pemeliharaan dan menyetujui proyek-proyek tersebut. Proses monitor proyek-proyek tersebut dijelaskan dalam pedoman Kontrol Investasi TI (Bab 3) dan Tinjauan Evaluasi Pasca-Implementasi (Bab 4).

1.1.4. Penilaian Proyek Utama

1.1.4.1. Tujuan
Tujuan dari penilaian ini adalah untuk menyediakan analisis komperehensif apakah keputusan dari TPB dapat dijadikan dasar. Model ini mengidentifikasi proyek otomasi apakah signifikan secara teknis dan mempunyai konsekuensi strategis agar dievaluasi dan dikontrol secara terus-menerus. Proses ini merupakan bantuan visual untuk memeringkat (ranking) proyek-proyek, dan mengidentifikasi proyek-proyek, yang mungkin memerlukan pengawasan untuk memastikan kelayakannya.

1.1.4.2. Asumsi-asumsi
TPB terdiri dari eksekutif senior yang memiliki pengetahuan mengenai kebutuhan bisnis dan informasi KTIN, visi strategis, dan tanggungjawab untuk mengimplementasikan infrastruktur informasi KTIN. TPB didukung oleh TPT dan BKTIN, yang terdiri dari pemuka-pemuka TI. TPT dan BKTIN menyediakan informasi pendukung dan perincian mengenai sistem tertentu kepada TPB. Pengambilan keputusan oleh eksekutif mencakup pertimbangan atas semua faktor yang mempengaruhi kemungkinan sukses sebagaimana isu strategis yang digambarkan dalam usaha kerja. Proses keputusan dilakukan secara fleksibel untuk menyediakan gambaran lengkap mengenai usaha yang diajukan dan pada saat yang sama memperbolehkan penekanan pada faktor-faktor strategis yang signifikan. Tujuan dari identifikasi proyek-proyek utama adalah untuk memastikan ketersediaan semua sumberdaya dan layanan penasihat yang mungkin untuk mendukung proyek-proyek tersebut. Penetapan dari proyek-proyek utama yang sudah diberi prioritas merupakan suatu refleksi dari perhatian manajemen level atas dengan memastikan kesuksesan yang terkait dengan sumberdaya atau tujuan yang signifikan.

1.1.4.3. Skenario Operasional
Tim Proyek Terpadu mempersiapkan proyek dan informasi ringkasan portofolio untuk TPT. Ringkasan informasi tersebut menunjukkan kasus kegiatan TI, manfaat, biaya dan resiko, dan menunjukkan proyek individu dan kombinasi teknis dan penilaian faktor strategis. TPT mengevaluasi informasi ringkasan dan peringkat dengan penekanan pada faktor teknis. TPB mengevaluasi ringkasan informasi dan peringkat dengan menekankan pada faktor-faktor strategis dan menerapkan prioritas pendanaan. Portofolio proyek akan ditinjau secara berkala. Jika keadaan strategis/teknis kian memburuk, maka sumberdaya dari TPT dan jaminan kualitas staf harus diadakan kepastian kualitas untuk membantu dalam mengevaluasi proyek tersebut dan membawa kembali pada jalan yang semestinya. Jika proyek tidak layak lagi, maka TPB dapat menunda dan mengarahkan sumberdaya kepada proyek yang lebih layak.

1.1.4.4. Peralatan Pendukung
Lembar Faktor Teknis (Tabel 2) mencakup faktor teknis kritis untuk keperluan penilaian. Lembar tersebut telah digabung ke dalam proses penilaian seleksi. Peninjau teknis yang mengisi lembar ini.
Lembar Faktor Teknis
Isu Poin
Umum
a) Strategi Akuisisi (maks 4 poin)
b) Manajemen Keamanan (maks 6 poin)
Lengkapi satu tahapan saja (Pengembangan atau operasional)
Pengembangan
1. Prasarana TI (maks 6 poin)
2. Manajemen Investasi TI (maks 10 poin)
a) Pengaruh Keorganisasian (maks 4 poin)
b) Jadwal (maks 2 poin)
c) Metodologi (maks 4 poin)
Total Poin
3. Layanan Pelanggan (maks 10 poin)
a) Kualitas (maks 2 poin)
b) Waktu Tunggu (maks 2 poin)
c) Penambahan Pelanggan Baru (maks 2 poin)
d) Peningkatan Manfaat (maks 2 poin)
e) Peningkatan Akses ke Pelanggan yang Ada (maks 2 poin)
Total Poin
4. Analisis Biaya dan Manfaat (maks 12 poin)
5. Analisis Resiko (maks 10 poin)
a) Bobot Resiko (maks 6 poin)
¨ Resiko Teknis (maks 2 poin)
¨ Resiko Jadwal (maks 2 poin)
¨ Resiko Keuangan (maks 2 poin)
Total Poin Bobot Resiko
b) Kualitas Analisis Resiko (maks 2 poin)
c) Kualitas Pengawasan Resiko Plan(maks 2 poin)
Total Poin
6. Analisis Keuanganàsensitivitas biaya (maks 8 poin)
Operasional/Prasarana
a) Jadwal (maks10 poin)
b) Resiko Teknis (maks10 poin)
c) Memenuhi Kebutuhan Operasional (10 poin)
d) Menyelesaikan Permasalahan Pelanggan (10 poin)
Total
Tabel 2. Lembar Faktor Teknis.
.
Lembar Faktor Strategis mencakup suatu pilihan dari faktor-faktor yang berhubungan dengan isu manajemen dan hubungan dengan perencanaan strategis yang menunjang proses pengambilan keputusan. Lembar ini menyediakan kesempatan kepada TPB untuk mengubah keputusan untuk mendukung inisiatif unit yang penting. Lembar tersebut telah digabung dalam proses penilaian seleksi. Peninjau manajemen mengisi lembar ini.
Lembar Faktor Strategis
Isu Poin
1. Pengaruh Strategis
a) Pada Organisasi (maks 4 poin)
b) Resiko tidak berlanjut (maks 4 poin)
2. Batasan Penerima Manfaat
a) Cross-Functionality (maks 4 poin)
b) Quality of Work Life (maks3 poin)
3. Penjajaran Strategis (maks10 poin)
4. Tingkatan Perhatian Eksekutif (maks 9 poin)
5. Efektivitas Misi

a) Kinerja Misi yang Ditingkatkan (maks 8 poin)
b) Pelayanan terhadap Pelanggan yang Ditingkatkan (internal dan eksternal) (maks 8 poin) Total

Tabel 3. Lembar Faktor Strategis.
IPT bekerjasama dengan CIO, meringkas informasi penilaian untuk keseluruhan portofolio TI ke dalam Grid Penempatan Prioritas untuk TPT dan TPB. Grid ini adalah sarana untuk memadukan penilaian strategis dan teknis untuk mengidentifikasi Proyek-proyek Utama. Proyek-proyek tersebut adalah calon untuk dilakukan tinjauan Kontrol dan Evaluasi secara periodik. Penilaian proyek secara keseluruhan ditentukan dengan mencari perpotongan dari penilaian teknis dan strategis pada grid (Lihat Gambar. 2).
Grid Penempatan Prioritas
Jika perpotongan dari faktor strategis dan teknis berada dalam blok Prioritas Utama (A), maka proyek tersebut memiliki prioritas yang tinggi. Proyek Prioritas Utama memiliki kemungkinan yang tinggi untuk mengalami kesuksesan teknis berikut juga manfaat strategis kepada agen dan kepentingan manajemen yang banyak. Peninjau bisnis yang mengisi lembar ini.
D C B A
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
5 10 25 20 25 30 35 40 45 50
Penilaian Teknis
Penilaian Faktor Strategis
Gambar 2. Grid Penempatan Prioritas.
Jika perpotongan antara faktor teknis dan strategis berada dalam blok B (Moderate Potential), maka proyek ini perlu untuk dimonitor secara berkala untuk memastikan bahwa agar tetap layak. Proyek yang memiliki penilaian strategis yang tinggi tapi rendah pada teknisnya dapat dijamin untuk mendapatkan perhatian karena resiko teknisnya yang lebih tinggi dan kepentingan strategis yag signifikan. TPT akan lebih sering mengevaluasi proyek tersebut, misalnya suatu proyek dengan nilai strategis (49-66) akan mendapat nilai C karena resiko teknisnya, walaupun proyek ini layak dari segi strategisnya.
Proyek yang berpotensi rendah adalah proyek yang memiliki resiko teknis disertai dengan sedikit manfaat strategis atau minat manajemen.
Proyek yang berada dalam blok D, menggambarkan resiko signifikan dan dibutuhkan untuk berpikir kembali atau perlu pekerjaan yang banyak sebelum proyek tersebut menjadi layak.
TPB sebaiknya membuat penentuan tahunan dari proyek-proyek yang akan dinyatakan sebagai Proyek Utama Prioritas Utama sesuai dengan hasil evaluasi secara periodik, karena kepentingan strategis terhadap KTIN dan/atau resiko teknis. Tinjauan ini akan dilengkapi untuk memastikan proyek tetap layak. Jika masalah berkembang, maka proyek tersebut akan mendapat prioritas dalam menerima tambahan staf pendukung CIO. Hasil dari penilaian teknis dan strategis serta evaluasi TPT dan TPB akan diringkas dalam Ringkasan Tabel Portofolio TI (Lihat Tabel. 4). Tabel tersebut mendaftar proyek-proyek dan menunjukkan nilai teknis dan strategisnya mereka, prioritas, tipe proyek, dan frekuensi tinjauan atau jadwal dan pada lembar ringkasan yang meringkas portofolio TI dan informasi proyek.
Ringkasan Tabel Portofolio TI
Nama Proyek Nilai Teknis Nilai Strategis Prioritas (Top/ Mid/ Low)
Proyek
Jadwal Tinjauan
Tahap Tipe
Tabel 4. Ringkasan Tabel Portofolio TI.
Contoh Proses Tinjauan Proposal TI
Gambar di bawah ini, akan menguraikan satu contoh proses peninjauan investasi TI oleh tim peninjau yang memiliki anggota peninjau teknis, peninjau manajemen dan peninjau bisnis. Di sini investasi TI diajukan oleh biro suatu departemen pemerintah. Satu departemen membawahi beberapa dirjen, satu dirjen membawahi beberapa direktorat, dan satu direktorat membawahi beberapa biro. Dalam contoh di atas, biro mengajukan proposal TI. IPT (Integrated Project Team) dalam proyek TI ini tidak hanya melibatkan tim dalam biro tersebut, namun juga melibatkan SDM dari direktorat, dirjen dan pejabat (ketua) departemen.
Keterangan garis:
Gambar 3. Contoh Peninjauan Proposal TI.
Proses review berlangsung sebagai berikut:
1. Tim Peninjau Teknis (TPT) meninjau aktivitas TI yang diajukan, manfaat, resiko, biaya, jadwal, informasi teknis dan informasi penilaian strategis seperti kebutuhan desain ulang proses bisnis, pelatihan pegawai, kebutuhan sumber daya teknis, dan pengaruh proyek yang diajukan terhadap biro. Tim Peninjau Teknis (TPT) memastikan bahwa proyek ini layak secara teknis, dan semua informasi teknis yang diperlukan tersedia dalam paket / proposal. Dalam melakukan review ini, technical review member berkoordinasi dengan tim proyek dari biro pengaju. Ketika dokumen-dokumen yang diperlukan belum lengkap, tim proyek dari biro harus segera memenuhinya sesuai permintaan peninjau. Dalam proses review, lembar faktor teknis berikut ini harus dilengkapi:
Lembar Faktor Teknis
Isu Poin
Umum
a) Strategi Akuisisi (maks 4 poin)
b) Manajemen Keamanan (maks 6 poin)
Lengkapi satu tahapan saja (Pengembangan atau operasional)
Pengembangan
1. Prasarana TI (maks 6 poin)
2. Manajemen Investasi TI (maks 10 poin)
a) Pengaruh Keorganisasian (maks 4 poin)
b) Jadwal (maks 2 poin)
c) Metodologi (maks 4 poin)
Total Poin
3. Layanan Pelanggan (maks 10 poin)
a) Kualitas (maks 2 poin)
b) Waktu Tunggu (maks 2 poin)
c) Penambahan Pelanggan Baru (maks 2 poin)
d) Peningkatan Manfaat (maks 2 poin)
e) Peningkatan Akses ke Pelanggan yang Ada (maks 2 poin)
Total Poin
4. Analisis Biaya dan Manfaat (maks 12 poin)
5. Analisis Resiko (maks 10 poin)
a) Bobot Resiko (maks 6 poin)
¨ Resiko Teknis (maks 2 poin)
¨ Resiko Jadwal (maks 2 poin)
¨ Resiko Keuangan (maks 2 poin)
Total Poin Bobot Resiko
b) Kualitas Analisis Resiko (maks 2 poin)
c) Kualitas Pengawasan Resiko Plan(maks 2 poin)
Total Poin
6. Analisis Keuanganàsensitivitas biaya (maks 8 poin)
Operasional/Prasarana
a) Jadwal (maks10 poin)
b) Resiko Teknis (maks10 poin)
c) Memenuhi Kebutuhan Operasional (10 poin)
d) Menyelesaikan Permasalahan Pelanggan (10 poin)
Total
Panduan untuk menentukan besarnya poin nilai terdapat dalam lampiran “Kriteria Penilaian Investasi TI”. Hasil dari tinjauannya diberikan kepada Tim Peninjau Manajemen (TPM) dan Tim Peninjau Bisnis (TPB).
1. Management review member meninjau hal-hal yang berhubungan dengan manajemen dan perencanaan strategis yang menunjang proses pengambilan keputusan. Management review member berkoordinasi dengan tim proyek dari direktorat. Dalam proses review, lembar faktor strategis ini harus dilengkapi:
Lembar Faktor Strategis
Isu Poin

1. Pengaruh Strategis
a) Pada Organisasi (maks 4 poin)
b) Resiko tidak berlanjut (maks 4 poin)
2. Batasan Penerima Manfaat
a) Cross-Functionality (maks 4 poin)
b) Quality of Work Life (maks3 poin)
3. Penjajaran Strategis (maks10 poin)
4. Tingkatan Perhatian Eksekutif (maks 9 poin)
5. Efektivitas Misi
a) Kinerja Misi yang Diperbaiki (maks 8 poin)
b) Pelayanan Pelanggan yang Diperbaiki (internal dan eksternal) (maks 8 poin)

Total
Panduan untuk menentukan besarnya poin nilai terdapat dalam lampiran “Kriteria Penilaian Investasi TI”. Hasil dari tinjauannya diberikan kepada Tim Peninjau Bisnis (TPB).
1. Tim Peninjau Bisnis (TPB), dengan memanfaatkan hasil tinjauan tim peninjau teknis dan manajemen, kemudian membuat prioritas diantara semua proyek-proyek yang sedang diajukan, kemudian membuat keputusan akhir. Business review member memilih untuk mendanai proyek-proyek yang memiliki prioritas tinggi. Dalam proyek tingkat biro ini, Business review member berkoordinasi dengan dirjen. Dalam proses review, lembar grid penempatan prioritasberikut ini harus dilengkapi:
D C B A
50
45
40
35
30
25
20
15
10
5
5 10 25 20 25 30 35 40 45 50
Penilaian Teknis
Penilaian Faktor Strategis

1. Steering committee
Steering committee memonitor semua proses review proyek TI. Ketika ada deadlock atau kemacetan di satu tahap, steering committee menentukan jalan keluarnya. Steering committee juga merupakan tim yang concern terhadap status dan perkembangan KTIN secara keseluruhan. Untuk proyek di tingkat biro, steering committee dapat berkoordinasi dengan dirjen.

Investasi Teknologi

Investasi Teknologi Informasi (TI) mencakup semua investasi yang berkaitan dengan TI dan sumberdaya informasi, termasuk juga semua jenis biaya siklus hidup, misalnya peralatan, perangkat lunak, jasa di bidang TI, perancangan sistem informasi atau aplikasi, pengembangan, dan pemeliharaan, baik yang dilakukan oleh pihak pemerintah maupun non-pemerintah.

Dokumen ini terdiri dari dua bagian, yaitu:

1. Perencanaan Investasi TI; dan

2. Pedoman Proposal Investasi TI.

Perencanaan Investasi TI

1.1.1. Tinjauan Umum

Pada saat akan membuat proposal investasi TI, suatu organisasi harus merencanakan investasi tersebut. Hal tersebut dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menyusun Struktur Organisasi (task force) Tim Investasi TI;

2. Analisis kebutuhan fungsional;

3. Identifikasi alternatif: studi kelayakan (teknologi, ekonomi, social), riset pasar, dan benchmarking;

4. Analisis Biaya dan Manfaat (ABM);

5. Analisis Resiko TI.

1.1.2. Komponen Perencanaan Investasi TI

1.1.2.1. Struktur Tim Investasi TI (Task Force)

Pada saat permulaan suatu investasi TI, perlu dibentuk suatu tim investasi yang terpadu. Tim tesebut akan memastikan bahwa investasi yang dilakukan akan berhasil dengan melakukan beberapa hal sebagai berikut:

Membantu manajer proyek dalam memperoleh persetujuan investasi TI dari Badan Koordinasi Teknologi Informasi Nasional (BKTIN) atau organisasi pemerintah yang memiliki wewenang untuk melakukan seleksi proposal investasi.

Menyediakan dukungan untuk proyek selama tahapan kontrol, dan membantu BKTIN secara berkala dalam mengevaluasi sistem tersebut.

1.1.2.2. Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional meliputi penentuan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi untuk mengimbangi kesenjangan kinerja antara program yang telah direncanakan dan kenyataan yang terjadi. Analisis tersebut akan mengidentifikasi beberapa hal sebagai berikut:

Kriteria, sasaran atau hasil pokok;

Definisi mengenai hal-hal yang sering digunakan dalam investasi TI (misalnya: input, output, proses);

Penentuan peringkat atas kebutuhan-kebutuhan berdasarkan tingkat kepentingan;

Dekomposisi dari kebutuhan fungsional menjadi self-contained features.

Apabila memungkinkan, kebutuhan-kebutuhan sistem TI akan dirumuskan dengan menggunakan arsitektur sistem terbuka yang akan mencakup beberapa karakteristik sebagai berikut:

Aplikasi-aplikasi pengguna tidak terikat pada perangkat keras atau lunak tertentu;

Fungsi-fungsi baru dapat ditambahkan dari kontrak-kontrak yang berbeda tanpa usaha yang berarti;

Sistem lain dapat dihubungakan dengan sistem yang ada dengan mudah;

Sistem tersebut sesuai dengan Kerangka Prasarana pada Kerangka Teknologi Informasi Nasional (KTIN).

1.1.2.3. Identifikasi Alternatif: studi kelayakan, riset pasar dan benchmarking

Studi kelayakan akan mengidentifikasi pendekatan alternatif untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan misi dan menghilangkan kekurangan-kekurangan yang ada. Suatu studi kelayakan tidak menjelaskan kebutuhan fungsional secara detail atau pilihan dari suatu desain sistem.

Analisis pasar digunakan untuk mencari informasi awal tentang alternatif-alternatif yang tersedia di sektor komersial. Berikut ini adalah beberapa informasi yang harus dikumpulkan pada awal survey pasar:

Ketersediaan dari barang-barang komersial untuk memenuhi kebutuhan, dan apakah hal-hal tersebut memerlukan modifikasi;

Kegiatan memodifikasi suatu barang untuk memenuhi kebutuhan dan termasuk biaya-biaya yang terkait;

Kebiasaan untuk memberikan jaminan dan potongan harga untuk produk-produk tertentu;

Peraturan dan perundangan yang dapat diterapkan pada akuisisi produk-produk tertentu;

Kemampuan distribusi dan dukungan dari pemasok-pemasok yang mungkin;

Benchmarking memungkinkan suatu institusi untuk membandingkan proses dan solusi TI mereka, dengan proses dan solusi di institusi pemerintahan lainnya, perusahaan swasta, dan bahkan bagian-bagian lain dari institusi. Tim benchmarking tersebut, secara umum mengidentifikasi proses yang telah ditargetkan untuk investasi TI, mengukur proses tersebut melalui penelusuran literature, mengunjungi atau mensurvei partner yang lain, dan kemudian msmilih alternatif terbaik.

1.1.2.4. Analisis Biaya dan Manfaat (ABM) Investasi TI

Seleksi dari berbagai alternatif terbaik sebaiknya berdasarkan pada analisis yang sistematis dari biaya dan manfaat yang diharapkan. Perkiraan manfaat dan biaya akan memperlihatkan secara detail tentang perubahan kinerja dan anggaran sebagai hasil dari pelaksanaan investasi. Suatu ABM digunakan untuk membantu penilaian mengenai apakah suatu investasi akan dilaksanakan dan untuk mengevaluasi pendekatan-pendekatan alternatif lainnya.

Elemen ABM

ABM akan mencakup dan menunjukkan elemen-elemen berikut ini:

Perkiraan-perkiraan dasar yang jelas, yang digunakan untuk dapat memperkirakan manfaat dan biaya di masa datang;

Evaluasi sarana alternatif untuk mencapai tujuan program;

Rencana berkala evaluasi yang berorientasi pada hasil dari biaya, manfaat, dan program aktual;

Efektifvitas yang diakibatkan oleh investasi.

Prinsip ABM

Manfaat dan biaya sebaiknya dikuantifikasi dan diuangkan terhadap hal-hal yang dapat dipraktekkan secara maksimal;

Harus membertimbangkan semua jenis biaya dan manfaat.

Manfaat dan biaya harus diukur terhadap keseluruhan siklus hidup setiap proyek;

Jika jumlah dan waktu dari manfaat dan biaya belum memiliki kepastian, maka analisis yang dilakukan harus menunjukkan kepastian tersebut melalui penilaian yang tepat.

Analisis sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan ukuran-ukuran kuantitatif dari manfaat dan biaya tetapi juga pengukuran kualitatif yang merefleksikan nilai-nilai yang belum dapat segera dikuantifikasikan.

Pentahapan ABM

Proses ABM mencakup beberapa langkah sebagai berikut:

Mengidentifikasi asumsi-asumsi dan hambatan-hambatan;

Mengidentifikasi alternatif dan jadwalnya, termasuk juga manfaat dan biaya untuk setiap alternatif;

Mengevaluasi alternatif-alternatif tersebut dengan menggunakan Net Present Value;

Melakukan analisis sensitivitas dan resiko;

Mengembangkan ukuran pencapaian kinerja dan sasaran untuk memonitor proyek.

1.1.2.5. Analisis Resiko Investasi TI

Resiko adalah bagian yang tidak terpisahkan dari setiap penanaman modal untuk investasi. Jika resiko proyek tidak diperhatikan maka akan dapat menyebabkan biaya proyek yang tinggi. Namun, resiko proyek dapat dikurangi dengan cara mengidentifikasi dan mengontrol resiko proyek selama tahap pengembangan proposal, dan hal tersebut akan berpengaruh secara signifikan pada keberhasilan keseluruhan proyek.

Komponen Analisis Resiko

Ada 3 komponen resiko yang signifikan, yaitu: resiko Keuangan, Teknis, dan Jadwal.

Resiko keuangan adalah segala resiko yang dapat menyebabkan pemerintah atau lembaga keuangan lainnya untuk mengeluarkan biaya tak terduga. Resiko-resiko tersebut biasanya dinyatakan dalam satuan dollar pada saat mempertimbangkan variablel yang mempengaruhinya.

Resiko keuangan dapat berasal dari variable-variabel di bawah ini:

Biaya yang melewati batas;

Pengeluaran biaya untuk menyelesaikan permasalahan di bidang hukum;

Biaya atas kehilangan data/informasi;

Kegagalan atau penggantian perangkat keras atau perangkat lunak.

Potensi biaya tambahan karena kepercayaan terhadap suatu vendor tertentu tanpa memperhatikan biaya.

Resiko teknis menunjukan resiko yang muncul karena proposal tidak memiliki pendugaan yang akurat terhadap siklus hidup proyek. Hal tersebut bisa saja terjadi karena kegagalan dalam memperkirakan manfaat dari proyek, perkiraan biaya proyek yang tidak akurat, perkiraan lama (waktu) proyek yang tidak tepat, kegagalan dalam mencapai tingkat kinerja sistem yang memadai, kegagalan dalam mengintegrasikan system baru dengan system yang ada, atau kegagalan dalam mengintegrasikan proses dan prosedur secara organisasional.

Resiko jadwal adalah tingkatan dimana kerangka waktu yang diperkirakan dan tanggal penyelesaian untuk semua kegiatan utama dalam proyek dapat memenuhi batas waktu dan mengatasi hambatan-hambatan yang menyebabkan perubahan dalam organisasi. Beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan adalah sebagai berikut:

Batas waktu yang ditetapkan dalam peraturan;

Ketersediaan sumberdaya dalam selang waktu.

Dalam hal ini, perlu diperhatikan juga konsesi yang diperoleh dalam penjadwalan, outsorcing, atau perubahan lingkungan teknis.

Evaluasi Resiko

Proses evaluasi resiko terdiri dari 3 langkah yaitu mengidentifikasi dan memberikan bobot resiko, justifikasi, dan kontrol. Langkah pertama dalam proses ini adalah identifikasi dan pembobotan resiko-resiko proyek. Dalam proses identifikasi dan pembobotan resiko yang diasosiasikan dengan proposal proyek dapat digunakan “template” resiko (lihat tabel 1). Setiap resiko yang teridentifikasi perlu diberi bobot berdasarkan suatu penilaian dari kemungkinan dan pengaruh. Hasil akhir dari langkah ini adalah bobot resiko yang digunakan dalam proposal dan setiap resiko.

Jika resiko telah teridentifikasi dan diberi bobot, maka langkah kedua adalah justifikasi. Langkah ini dievaluasi dengan menggunakan “Bobot Kualitas Resiko” yang terdapat dalam template Capital Investment Proposal Criteria (lihat table 1). Langkah ini memberikan kesempatan kepada tim penyusun proposal untuk dapat memperbaiki alasan dan kesimpulan mereka berkaitan dengan setiap resiko individu.

Langkah terakhir adalah membuat rencana kontrol untuk mengurangi resiko-resiko yang terkait. Langkah ini dievaluasi dengan menggunakan “Rencana Kontrol Kualitas Resiko” yang terdapat dalam model Capital Investment Proposal Criteria (Lihat appendix 4). Langkah ini mensyaratkan tim penyusun proposal untuk menentukan kontrol resiko berdasarkan sumber daya yang tersedia, dan mengidentifikasi pihak-pihak yang bertanggung jawab.

Pedoman Pembuatan Proposal Investasi TI

Proposal investasi TI akan disiapkan dalam dua bagian. Bagian pertama akan disiapkan dan diajukan sebagai bagian dari dokumentasi yang diperlukan pada tahap seleksi investasi TI. Bagian dua hanya akan diajukan apabila telah ada persetujuan dan pendanaan dari proyek/sistem utama sebagai bagian dari tahap pengadaan.

1.1.3. Proposal Bagian I

Pada bagian I, suatu proposal investasi TI sebaiknya terdiri dari:

1.1.3.1. Aspek Dasar

Aspek dasar terdiri dari pernyataan misi, sasaran, tujuan, dan kebutuhan suatu investasi TI.

Misi

Misi mendefinisikan dasar untuk semua investasi TI. Investasi TI harus mendukung KTIN yang ada, terutama Kerangka Dasar. Pernyataan misi mendefinisikan tujuan dasar dari organisasi dengan fokus pada program dan kegiatan utamanya.

Misi sebaiknya menyatakan:

- Apa saja pengaruh investasi TI terhadap organisasi?

- Bagaimana investasi TI tersebut mendukung peluang-peluang yang saling berkaitan dalam KTIN?

Sasaran dan Tujuan

Setelah menyatakan misi, proposal tersebut harus menjelaskan sasaran dan tujuan umum jangka panjang serta penyelesaian yang terencana, menguraikan tentang bagaimana instansi tersebut melaksanakan misi tersebut.

Pernyataan Kebutuhan

Perkenalkan rencana tersebut dengan pernyataan kebutuhan yang singkat, dan meringkas latar belakang teknis. Bahas alternatif tambahan yang layak dengan berdasarkan pada riset pasar, dan usaha internal.

1.1.3.2. Aspek Manajemen

Aspek manajemen terdiri dari:

Tim Proyek

Manajemen dan Pengawasan (Kontrol) investasi TI merupakan faktor signifikan dalam mencapai keberhasilan dalam penyelesaian investasi TI.

Proposal tersebut sebaiknya menjelaskan:

Struktur manajemen yang akan diimplementasikan pada investasi TI;

Mengidentifikasi pejabat senior dalam manajemen dan komite, atau kelompok, untuk menanggulangi kekurangan yang terdapat pada manajemen investasi TI.

Metodologi Rekayasa (Engineering) Sistem

Rekayasa adalah proses yang terdiri dari analisis, desain, konstruksi, verifikasi, dan manajemen dari entity-entiti teknis atau sosial. Beberapa pertanyaan berikut ini harus ditanyakan dan dijawab:

Masalah apa yang harus diselesaikan?

Karakteristik apa yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut?

Bagaimana cara agar entiti dan penyelesaian tersebut dapat direalisasikan?

Bagaimana cara mengkonstruksikan entiti tersebut?

Pendekatan apa yang akan digunakan untuk menemukan kesalahan yang terjadi pada desain dan konstruksi entiti?

Bagaimana cara entiti tersebut dapat didukung dalam jangka panjang, apaila penggguna meminta dilakukan koreksi dan adaptasi, dan pentajaman dari entity tersebut?

Pekerjaan yang berhubungan dengan rekayasa sistem dapat dikategorikan ke dalam tiga langkah umum. Tiap langkah tertuju pada satu atau lebih pertanyaan tertulis di atas. Semua langkah sebaiknya tercakup dalam proposal investasi TI.

Tahap definisi memfokuskan pada apa. Agen TI akan mengidentifikasi informasi apa saja yang akan diproses, fungsi apa saja dan kinerja yang diinginkan, sifat sistem apa yang diharapkan, interface apa yang akan dibangun, hambatan desain apa saja yang ada, dan kriteria pengesahan apa saja yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sistem yang sukses.

Tahap pengembangan memfokuskan pada bagaimana. Yaitu, selama pengembangan pembuat sistem akan mendefinisikan bagaimana data dikonstruksikan, bagaimana fungsi diimplementasikan sebagai arsitektur sistem, bagaimana detail prosedural akan diimplementasikan, bagaimana interface dikarakteristikan, dan bagaimana pengujian dilakukan.

Tahap pemeliharaan memfokuskan pada perubahan yang berhubungan dengan perbaikan kesalahan, adaptasi yang dibutuhkan sebagai perkembangan lingkungan sistem, dan perubahan selama peningkatan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Empat jenis perubahan dilakukan selama tahap pemeliharaan, yaitu: perbaikan, adaptasi, pentajaman, dan pencegahan.

Untuk proyek rekayasa perangkat lunak, banyak terdapat model proses perangkat lunak, misalnya: model linear sequential, model prototyping, model Rapid Application Development (RAD), model pengembangan concurrent, model spiral, model component assembly, model metode formal, dan teknik generasi keempat. Model yang akan digunakan dalam proyek sebaiknya dinyatakan dalam proposal.

Jadwal Proyek TI

Proposal sebaiknya menjelaskan jadwal untuk setiap proyek TI (jadwal rekayasa sistem).

1.1.3.3. Aspek Prasarana

Prasarana teknis KTIN menyediakan sebuah acuan bagi proyek untuk bermigrasi ke standar umum yang didukung dalam suatu departemen.

Suatu proposal sebaiknya menjelaskan beberapa hal berikut:

Prasarana yang tersedia;

Model teknologi, model data, dan model aplikasi yang akan dibuat;

Bagaimana prasarana yang akan dibuat dapat memenuhi prinsip dasar dari kerangka prasarana pada KTIN, yaitu:

- standar (interoperabilitas);

- sekuriti;

- pengumpulan data;

- akses informasi;

- teknologi yang terjamin.

Bagaimana posisi investasi dari KTIN dapat memberikan hubungan kerja yang memiliki manfaat timbal-balik internal dan eksternal kepada departemen;

Bagaimana posisi investasi KTIN dapat memperoleh keuntungan dari teknologi inovatif dalam kinerja dari penyampaian fungsi bisnis dan jasa.

1.1.3.4. Aspek Keuangan

Suatu proposal sebaiknya menjelaskan segala biaya pencapaian sasaran untuk pengadaan dan alas an yang mendukung mereka. Bahas konsep-konsep biaya yang digunakan, seperti biaya siklus-hidup. Kantor yang memesan harus menunjukkan aplikasi dari analisis biaya yang seharusnya untuk pengadaan sistem utama.

1.1.3.5. Analisis Biaya dan Manfaat

Tiap proposal TI harus mencakup analisis biaya dan manfaat (ABM).

ABM tersebut sebaiknya menyediakan:

informasi manajemen yang penting mengenai alokasi pegawai;

sumberdaya keuangan;

sumberdaya informasi yang mendukung proyek.

Organisasi yang mengajukan sebaiknya menunjukkan Analisis Alternatif, Survey Kepuasan Pelanggan, Biaya, Jadwal, dan Analisis Resiko sebagai bagian dari ABM. Organisasi tersebut harus memastikan tingkatan detail yang cukup memadai. Sebagai contoh, mereka harus menjelaskan hasil, baik dalam pengertian biaya siklus-hidup, penghematan siklus-hidup, dan rasio biaya-manfaat untuk tiap alternatif yang dianalisis. Sebagai tambahan, mereka juga harus melengkapi analisis dan dokumentasi mengenai Return of Investment sebagai lampiran. Mereka juga harus menyertakan segala data pilot/prorotipe dan ukuran kinerja dengan tujuan agar perbaikan dapat dikuantifikasi melalui pengukuran hasil-hasil program.

1.1.3.6. Analisis Resiko

Resiko adalah suatu hal yang pasti ada dalam setiap investasi. Pengidentifikasian dan pengawasan terhadap resiko investasi dapat mempengaruhi secara signifikan terhadap kesuksesan suatu investasi. Dalam hal ini, resiko TI sebaiknya dievaluasi dengan berdasarkan pada tiga pengendali resiko: resiko teknis, resiko jadwal, dan resiko keuangan.

Resiko Teknis

Resiko teknis akan menjelaskan:

Bagaimana investasi TI akan dilaksanakan (misalnya: pengembangan system software sendiri atau penggunaan system informasi komersial di luar daftar sistem perangkat lunak;

Bagaimana teknologi akan diintegrasikan ke dalam sistem yang ada;

Bagaimana cara meminimalisir resiko teknis dari sistem yang tidak bekerja sebagaimana mestinya.

Resiko Jadwal

Analisis resiko jadwal sebaiknya menjelaskan:

Resiko jadwal yang diketahui atau terantisipasi. Menyediakan rencana untuk meminimalisasir resiko jadwal selama pelaksanaan proyek;

Apa yang akan dicapai termasuk tahapan siklus-hidup (misalnys: studi kelayakan, desain, pengembangan, implementasi, operasi, pemeliharaan, evaluasi) dan milestone utama lainnya (misalnya: definisi masalah, pengembangan kontrak penghargaan, pilot, pengujian) untuk setiap tahun dengan pendanaan proposal yang diajukan;

Tindakan perbaikan yang akan diambil jika jadwal proyek berbeda dengan rencana;

Persentase yang telah dibuat sebagai perbedaan yang dapat ditoleransi yang jika melebihi akan ada tindakan perbaikan.

Resiko Keuangan

Resiko keuangan sebaiknya menjelaskan:

Segala resiko finansial;

Bagaimana meminimalisasi resiko finansial dari pengembalian investasi yang rendah;

Bagaimana anda menunjukkan biaya operasi yang berlebihan dihubungkan dengan keterlambatan jadwal;

Rencana tindakan perbaikan yang akan dilakukan jika biaya proposal berbeda dengan rencana;

Persentase yang telah dibuat sebagai perbedaan yang dapat ditoleransi, yang jika melebihi, maka tindakan perbaikan akan dilakukan.

1.1.3.7. Pelayanan Pelanggan

Semua investasi TI sangat bergantung pada kemampuan dan penerimaan pelanggan terhadap produk. Suatu penilaian akan penerimaan pelanggan adalah sangat penting bagi kemampuan proyek untuk menyelesaikan misinya.

Proposal tersebut sebaiknya menjelaskan:

Kualitas Jasa. Kualitas merujuk pada ukuran dari perbaikan kinerja dari pelayanan pelanggan dimana insiatif diserahkan pada pelanggan;

Waktu Tunggu. Waktu tunggu merujuk pada suatu ukuran dari pengurangan waktu tunggu per pelanggan yang dilayani;

Peningkatan Jumlah Pelanggan Baru yang Dilayani. Hal ini merujuk pada jumlah tertentu dari pelayanan pelanggan baru yang dilayani dan melebihi garis-batas yang ada sebagai hasil dari implementasi inisiatif;

Peningkatan Manfaat. Hal ini merujuk pada peningkatan pada manfaat yang didapat oleh pelanggan, program dan jasa, yang sebelumnya tidak tersedia di bawah hukum yang berlaku kepada pelanggan yang ada atau yang baru;

Akses yang meningkat kepada Pelanggan yang ada. Hal ini merujuk kepada akses yang dilakukan oleh pelanggan terhadap pengguna sistem yang tersedia dari hasil implementasi inisiatif.

1.1.4. Proposal Bagian II

Bagian II akan berperan sebagai “rencana tindakan”, yang mencakup:

1.1.4.1. Sumber

Indikasi sumber persediaan yang menjanjikan yang dapat memenuhi kebutuhan. Tunjukkan hasil dari riset dan analisis pasar, dan dampaknya pada berbagai komponen perencanaan.

1.1.4.2. Jadwal Proyek (yang lebih rinci)

Beberapa prinsip dasar yang dinyatakan di bawah menjadi acuan dalam penjadwalan proyek TI:

Penggolongan. Suatu proyek harus digolongkan ke dalam beberapa kegiatan dan tugas yang dapat diatur. Untuk dapat menyelesaikan proses penggolongan tersebut, maka produk dan proses yang tercakup harus didekomposisikan.

Keterhubungan. Keterhubungan dari tiap golongan kegiatan atau tugas harus ditentukan. Beberapa tugas harus dilakukan secara berurutan, sedangkan yang lainnya secara paralel. Beberapa kegiatan tidak dapat berjalan jika produk yang dihasilkan oleh yang lain belum tersedia. Kegiatan-kegiatan lainnya dapat berlangsung secara mandiri.

Alokasi Waktu. Setiap tugas yang akan dijadwalkan harus dialokasikan berdasarkan jumlah unit-unit kerja (misal: person-days of effort). Selain itu, tiap tugas harus memiliki tanggal mulai dan tanggal penyelesaian sebagai fungsi keterhubungan dan apakah tugas tersebut akan dilaksanakan secara penuh-waktu atau paruh-waktu.

Pengesahan Usaha. Setiap proyek memiliki jumlah staf tertentu. Pada alokasi waktu, seorang manajer proyek harus memastikan bahwa jumlah orang yang dialokasikan tidak melebihi jumlah waktu yang diberikan. Sebagi contoh adalah suatu proyek yang memiliki tiga penugasan usaha. Pada hari yang telah ditentukan, 7 tugas yang ada harus diselesaikan. Tiap tugas membutuhkan 0.50 person day of effort. Usaha tersebut telah mengalokasikan tenaga yang berlebih dibandingkan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Penentuan Tanggungjawab. Setiap tugas yang telah dijadwalkan akan ditugaskan kepada anggota tim tertentu.

Penentuan Dampak. Setiap tugas yang telah dijadwalkan memiliki dampak tertentu. Untuk proyek perangkat lunak, biasanya dampak adalah merupakan suatu produk kerja (misal, desain modul) atau sebagian dari produk kerja. Seringkali produk-produk kerja digabungkan dalam deliverables.

Penentuan Milestones. Setiap tugas untuk sekelompok tugas harus diasosiasikan dengan milestone proyek. Sebuah milestone dikatakan telah selesai apabila satu atau lebih produk kerja telah ditinjau kualitasnya dan telah dibuktikan.

1.1.4.3. Prosedur Seleksi Sumber

Bahas prosedur seleksi sumber untuk akuisisi, termasuk penentuan waktu untuk pengajuan dan evaluasi proposal.

1.1.4.4. Pembuatan Kontrak

Pembuatan kontrak membahas seleksi jenis kontrak, pilihan, dan metode, termasuk kontrak modular untuk perolehan sistem utama. Secara khusus membahas:

1. Jenis kontrak apa yang lebih diinginkan dan mengapa dipilih?

2. Jenis kontrak lain yang dipertimbangkan dan mengapa tidak dipilih?

1.1.4.5. Penganggaran dan Pendanaan

Hal ini menjelaskan bagaimana perkiraan anggaran, dan perkiraan jadwal untuk memperoleh dana pada tiap poin yang dibutuhkan.

1.1.4.6. Deskripsi Produk

Hal ini menjelaskan pilihan tipe deskripsi produk. Analisis riset pasar akan menyediakan informasi yang dibutuhkan.

1.1.4.7. Prioritas

Jika diperlukan, membahas kepentingan kebutuhan yang bisa menentukan jadwal penyampaian/kinerja yang pendek.

1.1.4.8. Sistem Informasi Manajemen/Sistem Manajemen Kinerja

Membahas sebagaimana diperlukan mengenai manajemen sistem yang akan digunakan oleh pemerintah untuk memonitor kinerja kontraktor. Membahas secara spesifik:

1. Apakah system ini merupakan sistem manajemen yang bernilai; dan

2. Bagaimana sistem tersebut:

- mengidentifikasi jumlah dari pekerjaan yang telah direncanakan yang secara aktual selesai;

- membandingkan kerja aktual yang selesai dan kerja pada rencana, dan biaya aktual dengan biaya yang direncanakan; dan

- membuat deviasi atas persentase sasaran.

1.1.4.9. Pengujian dan Evaluasi

Menjelaskan program pengujian untuk tiap langkah utama dari akuisisi sistem utama.

1.1.5. Ringkasan

Agar dapat memastikan suatu institusi telah mengikuti prosedur yang dibutuhkan sebagaimana dinyatakan dalam pedoman, dapat digunakan Tabel 1 di bawah ini. Institusi harus mengisi dengan tanda (Ö) jika tugas terkait telah selesai dilakukan.

Ilmu yang mendasari Ilmu Sosial dasar, Ilmu Budaya Dasar, dan Ilmu Alamiah Dasar

Ilmu pengetahuan dapat dikelompokan melalui beberapa cara. Secara umum ilmu pengetahuan dikelompokan menjadi tiga yaitu ilmu pengetahuan alam, ilmu pengetahuan sosial, dan ilmu pengetahuan budaya atau lebih umum disebut ilmu pengetahuan humaniora. Pengelompokan ilmu pengetahuan ini yang mendasari pengembangan Ilmu Alamiah Dasar, Ilmu Sosial Dasar, dan Ilmu Budaya Dasar sebagai matakuliah dasar umum yang wajib diambil oleh mahasiswa di samping matakuliah dasar umum lainnya seperti Agama, Pancasila, dan Kewiraan. Matakuliah Ilmu Sosial Dasar bukanlah merupakan suatu disiplin ilmu tetapi lebih merupakan kajian yang sifatnya multi atau interdisipliner. Ilmu Sosial Dasar diajarkan untuk memberikan pengetahuan dasar dan pengertian umum kepada mahasiswa tentang konsep-konsep yang dikembangkan untuk mengkaji gejala-gejala sosial yang terjadi di sekitamya. Dengan demikian, diharapkan mahasiswa dapat memiliki kepekaan sosial yang tinggi terhadap lingkungan sosialnya. Dengan kepekaan sosial yang dimilikinya, mahasiswa diharapkan memiliki kepedulian sosial dalam menerapkan ilmunya di masyarakat.
Ilmu Pengetahuan dan Pemanfaatanya.
Ilmu pengetahuan dikembangkan untuk meningkatkan harkat hidup manusia, sekaligus untuk meningkatkan kesejahteraan umat manusia. Masalahnya, manusia sering memiliki rasa serakah, sehingga ilmu pengetahuan tidak jarang digunakan untuk memenuhi kepentingannya sendiri walaupun dengan cara mengorbankan orang lain. Hal itulah yang menyebabkan terjadinya penyalahgunaan ilmu pengetahuan. Karena itulah ilmu pengetahuan harus memiliki etika atau kode etik ilmu pengetahuan. Dalam mempelajari etika ilmu pengetahuan, masalah yang menjadi perhatian utama adalah masalah utilitarisme. Utilitarisme adalah nilai praktis kegunaan ilmu pengetahuan. Dalam konteks utilitarisme, ilmu pengetahuan harus dikembangkan dalam rangka memberikan kebahagiaan dan kesejehteraan semua manusia. Dari situlah perlu ada rasa keadilan dalam penerapan ilmu pengetahuan.
Pengertian Ilmu Sosial Dasar
Pendidikan tinggi diharapkan dapat menghasilkan sarjana-sarjana yang mempunyai seperangkat kemampuan yang terdiri atas
· Kemampuan akademik
· Kemampuan Profesi
· Kemampuan Pribadi

Dengan seperangkat kemampuan yang dimiliki seseorang diatas lulusan perguruan tinggi diharapkan seseorang menjadi sarjana yang sujana yaitu sarjana yang cakap dan ahli dalam bidang yang ditekuninya serta mau dan mampu mengabdikan keahliannya untuk kepentingan masyarakat indonesi dan umat manusia pada umumnya. Pencapaian kemampuan akademik dan kemampuan profesi telah diusahakan melalui mata kuliah (MKK). Kedua kemampuan tersebut bertuuan untuk memberikan keahlian dalam bidangnya dan kemampuan menerapkan keahlian itu dalam masyarakat.
Berikut adalah MKDU/ Mata Kuliah Dasar Umum yang terdiri atas mata kuliah:
· Pancasila
· Agama
· Kewiraan
· Pendidikan Sejarah Perjuangan Bangsa
· Ilmu Alamiah Dasar (IAD)
· Ilmu Sosial Dasar (ISD)
· Ilmu Budaya Dasar (IBD)

Sebenarnya MKDU perguruan tinggi di Indonesia dapat di kelompokkan menjadi 2, Kelompok pertama meliputi mata kuliah : Pancasila, Agama, Pendidikan Sejarah perjuangan bangsa dan Kewiraan. Kelompok ini diharapkan dapat memberikan dasar pedoman untuk bertindak sebagai warga Negara terpelajar yang baik. Keempat mata kuliah tersebut wajib di ikuti oleh semua mahasiswa di perguruan tinggi, yang dinilai dan ikut menentukan kelulusan.
Kelompok kedua meliputi mata kuliah : IAD, ISD, dan IBD. Kelompok ini diharapkan dapat membantu kepekaan mahasiswa berkenaan dengan lingkungan alamiah, Lingkungan social dan lingkungan budaya.
Ketiga mata kuliah diatas diberikan kepada semua mahasiswa dengan ketentuan bahwa mahasiswa bidang pengetahuan keahlian yang berada dalam ruang lingkup salah satu mata kuliah dasar tersebut tidak diwajibkan mengikuti mata kuliah dasar yang bersangkutan.
Secara Spesifik kemampuan pribadi yang hendak di capai melalui MKDU bertujuan menghasilkan warga Negara Sarjana yang berkualifikasi sebagai berikut:
· Taqwa kepada tuhan yang maha esa , bersikap dan bertindak sesuai dengan ajaran agamanya, dan memilki tenggang rasa terhadap pemeluk agama lain
· Berjiwa Pancasila sehingga segal keputusan serta tindakannya mencerminkan nilai-nilai pancasila dan memiliki Integritas kepribadian yang tinggi, yang mendahulukan kepentingan nasional dan kemanusiaan sebagai sarjana Indonesia.
· Memiliki wawasan sejarah perjuangan bangsa, sehingga dapat memperkuat semangat kebangsaan, mempertebal cinta tanah air, meningkatkan kesadaran berbangsa dan bernegara, Mempertinggi kebanggan nasional dan kemanusiaan sebagai sarjana Indonesia.
· Memiliki wawasan komprehensif dan pendekatan integral di dalam menyikapi oermasalahan kehidupan, baik social, ekonomi, politik, pertahanan keamanan maupun kebudayaan.
· Memiliki wawasan budaya yang luas tentang kehidupan bermasyarakat dan secara bersama sama mampu berperan serta meningkatkan kualitasnya, maupun tentang lingkungan alamnya secara bersama sama serta di dalam pelestariannya.

Tema pokok perkuliahan ISD sebagai bagian dari MKDU adalah hubungan timbale balik antara manusia dengan lingkungannya. Hubungan tersebut dapat mewujudkan adanya kenyataan kenyataan social dan masalah masalah social dan inilah yang menjadi pusat perhatian dari Ilmu Sosial Dasar dan yang penelaahannya menggunakan pendekatan berbagai disiplin (interdisiplin dan atau multidisiplin) dengan memanfaatkan pengertian pengertian (fakta,konsep, teori) yang berasal dari lapangan ilmu ilmu social seperti: sejarah, ekonomi, geografi, social, sosiologi, antropologi dan psykologis social.
Ilmu Sosial Dasar; Pengertian, Tujuan, dan Ilmu Pengetahuan Sosial
1. Pengertian.
Untuk menjawab berbagai tantangan dan persoalan dalam kehidupan lahirlah berbagai cabang ilmu pengetahuan.
Berdasarkan sumber filsafat yang dianggap sebagai ibu dari ilmu pengetahuan, maka ilmu pengetahuan dapat dikelompokan menjadi tiga :
a. Natural sciences (ilmu-ilmu alamiah), meliputi: Fisika, Kimia, astronomi, biologi dll
b. Sosial sciences (ilmu-ilmu social) terdiri dari: Sosiologi, Ekonomi, Politik antropologi, Sejarah, Psykologi, Geografi dll
c. Humanities (ilmu-ilmu budaya) meliputi: Bahasa, Agama, Kesusastraan, Kesenian dll.
Mengikuti pembagian ilmu pengetahuan seperti tersebut diatas maka Ilmu Sosial Dasar dan Ilmu Budaya Dasar adalah satuan pengetahuan yang dikembangkan sebagai usaha pendidikan.
Ilmu Sosial Dasar adalah pengetahuan yang menelaah masalah masalah social khususnya yang diwujudkan oleh masyarakat Indonesia dengan menggunakan pengertian pengertian (fakta, konsep teori) yang berasal dari berbagai bidang pengetahuan keahlian dalam lapangan ilmu ilmu social seperti:
Sejarah, ekonomio, geografi social. Sosiologi, antropologi, psikologi sosial.
Ilmu social dasar tidak merupakan gabungan dari ilmu social dasar yang dipadukan, karena ilmu social dasar tidak memiliki objek dan metode ilmiah tersendiri dan juga ia tidak mengembangkan suatu penilitian sebagaimana suatu disiplin ilmu seperti ilmu-ilmu social diatas.
Ilmu sosial dasar merupakan suau bahan studi atau program pekerjaan yang khusus dirancanga untuk kepentingan atau pengerjaan yang di Indonesia diberikan di perguruan tinggi.
2.Tujuan
Sebagai salah satu dari mata kuliah dasar umum ilmu social dasar mempunyai tujuan pembinaan mahasiswa agar:
a. Memahami dan menyadari kenyataan-kenyataan social dan masalah-masalah yang ada didalam masyarakat
b. Peka terhadap masala-masalah social dan tanggap untuk ikut serta dalam usaha-usaha menanggulanginya
c. Menyadari bahwa setiap masalah social yang timbul dalam masyarakat slalu bersifat kompleks dan hanya mendekatinya dan mempelajarinya secar kritis dan interdisipliner
Ilmu Sosial Dasar dan Ilmu Pengetahuan Sosial
Ilmu social dasar ISD dan ilmu penegetahuan social mempunyei persamaan dan perbedaan adapun persamaan antara keduanya adalah :
a. Keduanya merupkan bahan studi untuk kepentingan program pendidikan/pengajaran
b. Keduanya bukan disiplin ilmu yang berdiri sendiri
c. Keduanya mempunyei materi-materi yang terdiri dari kenyataan social dan masalah social.
Adapun Perbedaan diantara keduamya adalah adalah:
a. Ilmu social dasar diberikan di Perguruan Tinggi, sedangkan ilmu social dasar diberikan di sekolah dasar dan sekolah lanjutan
b. Ilmu social dasar merupakan salah satu mata kuliah tunggal, sedangkan ilmu penegetahuan social merupakan kelompok dari sejumlah mata pelajaran (Untuk sekolah lanjutan)
c. Ilmu social dasar diarahkan pada pembentukkan sikap dan kepribadian , sedangkan ilmu pengetahuan social diarahkan pada pembentukkan penegetahuan dan ktrampilan intelektual.
Berikut Bahan pelajaran Ilmu Sosial Dasar dapat dibedakan atas tiga golongan:
1. Kenyataan-kenyataan social yang ada dalam masyrakat, yang secara bersama-sama merupakan masalah social tertentu.
2. Konsep-konsep social dibatasi pada konsep dasar atau elementer saja yang sangat diperlukan utntuk mempelajari masala-masalah social yang dibahas dalam ilmu pengetahuan sosial, contohnya:
Keanekaragaman dan konsep kesatuan sosial bertolak dari kedua konsep tersebut diatas, maka dapat kita pahami dan kita sadari bahwa di dalam masyrakat selalu terdapat:
· Persamaaan dan perbedaan pola pemikiran dan pola tingkah laku baik secara individualatau kelompok atau golongan.
· Persamaan dan perbedaan kepentingan
1. Masalah-masalah sosial yang timbul didalam masyarakat bisasnya terlibat dalam berbagai kenyataan-kenyataan sosial yang berkaitan.Konsorsium antar bidang telah menetapkan bahwa perkuliahan ilmu sosial dasar terdiri dari 8 pokok bahasan yaitu:
· Berbagai masalah kependudukan dalam hubungannyadengan perkembangan masyrakat dan kebudayaan
· Masalah Individu, keluarga, dan masyarakat
· Masalah pemuda dan sosialisasi
· Masalah hubungan antara warga Negara dan Negara
· Masalah pelapisan sosial dan kesamaan derajat
· Masalah masyrakat perkotaan dan perdesaan
· Masalah pertentangan-pertentangan sosial dan intgrasi
· Pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi bagi kemakmuran dan kesejahteraan masyarakat
Untuk membantu memahami terhadap masalah-masalah tersebut diatas maka dalam buku ini dihimpun kumpulan karangan yang disusun dan berkaitan dengan ,masing-masing pokok bahasan yang telah ditentukan.